Is het nog van deze tijd om te investeren in eigen telefooncentrale? Je hoort dat je geen telefooncentrale meer nodig hebt en dat je tegen een vaste kost per maand alle benodigde telefoniediensten kunnen huren op het internet, in de cloud, een cloudtelefooncentrale dus. Enige omzichtigheid is geboden.
Eerst dit:
Een telefooncentrale is allang geen telefooncentrale meer. De oorsprong van de telefooncentrale ligt bij het verbinden van personen die met elkaar wilden spreken. De technologie bestond uit een microfoon die met een luidspreker op verre afstand werd verbonden. U kon uw correspondent aanduiden via een oproepnummer. Vandaag communiceren we allang niet meer alleen via onze stem die via een microfoon naar een genummerde luidspreker wordt overgebracht. We e-mailen, skypen, chatten en voeren videogesprekken. We gebruiken zowel klassieke of draadloze telefoonlijnen maar ook het internet, ook al dan niet draadloos.
Een moderne telefooncentrale wordt dan ook een communicatieserver genoemd die al deze bovenstaande vormen van communicatie kan verenigen zodat u uw correspondent op een eenvoudige en eenduidige wijze kan vinden.
Terzake, de cloud-telefoondiensten:
De investering
De basisargumentatie voor een “cloud-telefooncentrale” betreft de investeringskosten. Je hoeft immers geen hardware te kopen en amper de installatie betalen. Daarenboven gebeuren alle toekomstige aanpassingen via het internet, dus aan minimale of zelfs geen kosten (als je het zelf doet).
Of dergelijke oplossing kostenefficiënt is, kan gemakkelijk bepaald worden. Tel het aantal gebruikers op, vermenigvuldig met het gevraagde maandbedrag (bijvoorbeeld 20/EUR per maand) en het aantal jaar dat een kwalitatieve telefooncentrale werkt (in ons geval 10 jaar en meer). Als u vijf gebruikers hebt (vijf telefoontoestellen), dan kost deze oplossing u per jaar 1.200 EUR (of na 10 jaar: 12.000 EUR). U heeft bij ons reeds een volledige communicatieserver voor vijf gebruikers, geïnstalleerd voor ongeveer 2.600 EUR. Vanaf het derde jaar is zijn onze communicatieservers dus voordeliger (zelfs als u een onderhoudskost voorziet van pakweg 10% per jaar).
Indien u uw investering toch wilt spreiden met een eigen communicatieserver, dan kan u beroep doen op verschillende leasingformules.
Gebruiksgemak
Cloud-oplossingen worden aangeboden als doe-het-zelf-kits. U koopt een abonnement en daarna kan u alles zelf beheren en instellen. Telefonieoplossingen vragen evenwel niet vaak aanpassingen. Hierdoor moet de gebruiker steeds opnieuw de inspanning leveren om na te gaan hoe dat nu ook weer zat. De tijd die u hieraan besteedt, besteedt u niet aan uw zaak. Daarenboven zal u misschien niet de beste opties instellen die een vakman wel kan instellen.
Onze communicatieservers worden geheel op maat afgesteld in nauw overleg met u. Zo u dat wilt, geven we u een korte opleiding om zelf courante aanpassingen te maken (aanpassen adresboek etc). Verder kunnen we vanop afstand meer complexe aanpassingen voor u uitvoeren. U vertelt ons uw verwachting, wij programmeren de aanpassing.
Telefoneren en meer
Met een Cloud-telefonieoplossing kan u bellen. Meer niet. Maar wat met uw parlofoon, omroep, CRM of andere aangesloten toepassingen? Onze communicatieservers kunnen met parlofoons, omroepsystemen, klantenbestanden, tablets, smartphones en diets meer verbonden worden. Hierdoor kunnen we uw communicatieproces doorheen het hele bedrijf organiseren van deur tot kantoor, tot in de auto, tot thuis, met video indien gewenst. Uw CRM verneemt wanneer uw klant gebeld werd of zelf opbelde. Uw smartphone neemt gesprekken aan al was het een binnentoestel.
Onafhankelijkheid
Telecom-operatoren bieden vandaag Cloud-telefonieoplossingen aan. Een goed geïnstalleerde communicatieserver betekent echter dat uw bedrijfsprocessen goed vertaald zitten in de logica van de centrale. Eens u alle inspanningen hebt gedaan om samen met uw operator uw cloud-centrale in te stellen, wordt het moeilijk om, als het plots voordeliger blijkt, van operator te veranderen. Cloud-centrales hebben dan ook als hoofdfunctie klantenbinding. Niet iedereen vindt dit een aangenaam gevoel.